Трансформационные процессы в компаниях, в первую очередь, приводят к изменениям взаимодействия в командах и функционированию бизнес - процессов.
Бизнес процессы есть в любой компании. Зачастую, они не формализованы, т.е. не зафиксированы в виде моделей и регламентов. Для каких задач может понадобиться формализация (описание) бизнес – процессов:
- Для формирования единого понимания этапов и результатов процесса всеми участниками.
- Достоверная передача опыта и порядка взаимодействия в рамках бизнес – процесса новым сотрудникам.
- Для быстрого анализа, оптимизации и изменений процесса при необходимости
- Организация и проведение обучения.
- Разработка системы оценки персонала, в частности, KPI.
- Разработка системы мотивации.
- Разработка системы развития персонала, в частности, индивидуальных планов развития сотрудников и др.
С чего начать работу по описанию бизнес – процессов? С анализа текущей ситуации и описания архитектуры бизнес – процессов для выполнения поставленных задач.
Обращаем ваше внимание, что речь дальше пойдет именно об ОПИСАНИИ бизнес - процессов. Поэтому не углубляемся в стратегию, миссию, цели и т.д.
Предполагаем, что компанией УЖЕ проделана вся работа по их формированию и предлагаем вашему вниманию план сессии по ОПИСАНИЮ модели бизнес – процесса.
Шаг 1. Теоретическая часть.
Рассматриваем:
- что такое бизнес - процессы,
- отличие функционального и процессного подходов,
- терминология, нотации, RACI, SIPOC,
- цель описания бизнес процессов,
- постоянное улучшение (рекомендуем проиллюстрировать отрывком из фильма "Основатель" эпизод оптимизации услуги фаст - фуда и приготовления гамбургеров)
Шаг 2. На фасилитационной стене выкладываем всю модель архитектуры бизнес - процессов компании (прорабатываем до сессии, либо планируем как часть сессии для совместной работы с участниками)
Шаг 3. Каждый участник самостоятельно на красных карточках пишет свои предложения и замечания по изменению формулировок, упущенных моментах, подпроцессах, которые нужно исключить/ перенести и т.д. в модели архитектуры бизнес - процессов
Шаг 4. Следующий этап – работа в мини группах. У каждой группы в описании до 3 процессов. Задача: проанализировать процессы и предложенные коллегами изменения, на лист флипчарта выписать, с чем не согласны, сделать дополнения. Дальше - принцип мирового кафе: поменялись процессами, внесли дополнения и т.д. Далее - каждая группа презентует окончательный вариант.
Шаг 5. Далее - составление плана очередности описания процессов (если планируется продолжить описание за рамками работы на сессии – зависит от количества бизнес – процессов). У каждого участника - по 5 меток для голосования (также зависит от количества бизнес - процессов). У директора компании - золотая метка. Он окончательно подтверждает определенную командой очередность описания процессов. Как правило, в первую очередь описываются критические для бизнеса процессы.
Шаг 6. Матрица ответственности. Для работы с матрицами ответственности по процессам снова делим участников на мини группы. Делаем заготовки матриц на листах флипчарта. Проработываем по группам. Каждая группа презентует результат.
Шаг 7. Если процессов к описанию запланировано довольно много, на сессии делаем описание одного из основных процессов с его подпроцессами по методике brown paper, с описанием вход/выход, этапы, ответственные, документы и т.д. - по SIPOC. Описание процессов делаем в мини – группах с дальнейшей презентацией, обсуждением и дополнением.
Шаг 8. Дополнительным инструментом в работе над описанием бизнес – процессов является Матрица получения/отдачи. Позволяет наглядно представить, кто что в рамках процесса "получает", а что «отдает».
Шаг 9. Дальше предстоит оцифровать все наработки сессии, составить план работы по описанию моделей следующих бизнес - процессов по группам, с учетом составленных матриц ответственности.
Шаг 10. Не забывайте о разработке регламентов бизнес – процессов. Регламент бизнес – процесса – это набор всей необходимой документации процесса.
Эффективной работы бизнес – процессов и вдохновляющих результатов!
Автор: Мазо Владислава, соучредитель Wise Energy Group, HR - эксперт, бизнес - тренер, фасилитатор
-----------------------------------------
Команда Wise Energy Group поможет организовать и провести сессии стратегического планирования, а также проекты и сессии, направленные на оптимизацию и развитие бизнес - дизайна в целом, и моделирование и описание бизнес - процессов, в частности.
Познакомиться с услугами компании Wise Energy Group вы можете здесь:
Повышение эффективности команд
Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы получать новости и специальные предложения от команды Wise Energy Group!