Конец года – активный сезон встреч и совещаний для подведения итогов.
Напомним, что важно учитывать, чтобы ваши совещания проходили с пользой:
🗝 Убедитесь, что все участники понимают для чего, когда, куда и с какой подготовкой они придут на встречу. Оповестите всех заранее. И дайте возможность отреагировать – внести свои дополнения, комментарии, вопросы.
Кроме заботы об участниках и экономии времени на утрясание возможных недопониманий на самой встрече, повестками дня вы создаете культуру коммуникаций и взаимоотношений в компании.
🗝 Формируйте атмосферу совещания, в которой будет готов и сможет высказаться каждый присутствующий. Заранее подумайте о тех сотрудниках, кто говорит много или мало. Уделите время и внимание рассадке (если это живая встреча), или техническим особенностям (включенные камеры, микрофоны). Продумайте инструменты вовлечения, интерактива и поддержания тонуса участников на протяжении всей встречи. Подготовьтесь сами, ваши ораторские способности, умение фокусироваться на главном, держать структуру и темп – важное звено в успехе мероприятия.
Создайте баланс и равновесие мнений и вклада каждого в тему встречи.
🗝 Делайте командную встречу только, если это действительно необходимо. И выбирайте тех, кто сможет повлиять на идеи/ решения, которые обсуждаются в ее ходе, или будет причастен к их дальнейшей реализации.
Бессмысленное присутствие людей на собраниях убивает инициативу сотрудников и авторитет руководителя.
🗝 Уважайте время. Важно начать и закончить встречу в соответствии с обозначенным таймингом. Это показатель вашей организованности, логического мышления и способности структурировать действия.
Ваши сотрудники будут благодарны за возможность выполнить их собственные планы вовремя.
🗝 В любом совещании должны быть итоги. В идеале – зафиксированные документально и с ответственными за их реализацию. SMART также приветствуется. Итоги рекомендуем писать через глаголы, например: «нанять 2 менеджеров в отдел логистики».
Разошлите итоги всем сопричастным, это повысит исполняемость запланированных дел.
При правильном подходе совещание становится инструментом повышения вовлеченности персонала в бизнес-процессы, экономит время и расширяет возможности при выработке, постановке и внедрении задач, влияет на эффективность коммуникативных процессов в компании, ускоряет движение компании к намеченным результатам. Приносит пользу не только в моменте проведения, а и в долгосрочной перспективе.
Пусть и ваши совещания будут полезными и продуктивными!
Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы получать новости и специальные предложения от команды Wise Energy Group!